Cada vez más, los espacios de trabajo flexibles o flex space adquieren mayor relevancia después de la pandemia, no solamente en la manera de trabajar sino también en cómo se configuran, arriendan, operan y desde 2009 han sido parte de la oferta inmobiliaria en América Latina.

En los últimos 12 años, el mercado de flex space se incrementó 23% por año. Al principio, las starups y freelancers eran quienes utilizaban los espacios de trabajo flexibles, según un análisis elaborado por Newmark.

Sin embargo, a consecuencia de la pandemia y los efectos que se han generado en la manera de trabajar, cada vez son más los usuarios corporativos que se plantean la posibilidad de adoptar este tipo de soluciones.

Alternativa que se ha acentuado por la inestabilidad geopolítica global y las limitaciones de poder invertir capital en nuevas ubicaciones por empresas que han sido afectadas por la inflación exacerbada y la crisis generada por la pandemia.

Es importante señalar que a pesar de los beneficios que ofrecen los espacios flexibles, existen desafíos en su adopción, como lo explicó a continuación María Valdez, directora de ventas y administración del cambio de Facility Management de Newmark.

“Uno de los principales es la capacidad de alinear y permear la cultura organizacional de una compañía a través de un espacio flexible, cuya imagen colectiva está asociada con un cierto tipo de público y producto. Sumado a esto, existe siempre una posibilidad de impactar en la pérdida o retención de talentos, dependiendo de las características de los usuarios y cómo las actividades que ellos realizan se alinean con el diseño y funcionalidad de los espacios”, indicó.

Como ejemplo, señaló, si bien un usuario de espacios centennial se ve motivado por la posibilidad de elegir el lugar de trabajo a través de una membresía, un usuario Gen X, cuyo trabajo implica largos periodos de concentración, probablemente experimentará un shock en la manera de realizar sus tareas en un espacio colaborativo, sin posibilidad de hacer uso de un lugar asignado.

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Por lo que el primer acercamiento para explorar el uso de espacios flexibles, recomendó, debe hacerse a través de un enfoque de entendimiento del propio negocio y las formas de trabajar de los colaboradores, a través de estudios de Workplace Strategy, que es clave para garantizar el éxito en la adopción de espacios flexibles, ya que no hay una receta que garantice un resultado positivo en su adopción.

Agregó que para asegurar un buen resultado, es importante conocer y entender a profundidad la cultura organizacional de una compañía, así como analizar a la población, no únicamente en términos de edades, preferencias y cercanía, sino respecto a las actividades realizadas, la manera de trabajar, y el tipo de espacio requerido en función de ello.

Según el análisis, hoy en día los Flex Spaces se pueden entender de dos maneras:

• Espacios de trabajo cuyo diseño permite efectuar distintas actividades gracias a su enfoque funcional con la posibilidad de reconfiguración en algunos casos.

• Espacios totalmente equipados para su uso, que los proveedores ofrecen cuyos contratos de arrendamiento presentan una flexibilidad considerable respecto al modelo tradicional. Normalmente funcionan a través de membresías por usuario.

En cualquiera de las modalidades o incluso en un esquema combinado, los beneficios que otorgan los espacios flexibles son:

-      Generan una mayor eficiencia en la cantidad de espacio utilizado por una compañía. Se rentan y utilizan únicamente los metros cuadrados que se necesitan. Así, genera eficiencias en los gastos de operación de las empresas.

-      La posibilidad de adaptar la huella de una empresa al comportamiento de su negocio. Es decir, poder expandirse durante momentos de crecimiento, o contraerse en caso de ser necesario.

-      Mayor libertad para los colaboradores para que elijan las condiciones en las que se realizará el trabajo, ya sea en un espacio de trabajo asignado, una sala de concentración o un espacio de trabajo colectivo. Cuando un colaborador puede elegir el espacio que mejor se adapte a la función del trabajo a realizar, la productividad aumenta.

-      La posibilidad de adaptar el lay-out de un espacio o porción del espacio de trabajo a la necesidad de negocio del momento específico

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Después de analizar y saber cuáles son las necesidades de un negocio, hay diferentes maneras de implementar eficientemente una solución que involucre espacios flexibles.

Herramientas como Optality permiten a las empresas optimizar el uso del espacio a través de una app móvil donde los usuarios podrán buscar y reservar espacios de trabajo entre más de 5 mil ubicaciones en más de 70 países.

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“Si bien es fundamental que cada organización se apropie y moldee el futuro de su forma de trabajar, los espacios flexibles son y seguirán siendo una alternativa valiosa para empresas y colaboradores. Este producto, utilizado de la manera correcta, ofrece numerosos beneficios y ha llegado para quedarse”, precisó en su análisis María Valdez.