Después de años de trabajar de una manera en particular, el adoptar un estilo de trabajo basado en actividades (ABW por sus siglas en inglés) puede resultar desafiante.
Y es que a menudo puede haber resistencia por la incomodidad a lo desconocido y a diversas emociones personales, por lo que es importante combinar la educación con la empatía cuando se trabaja para así poder separar los hechos del miedo.
Mito 1.- Se puede lograr el ABW sin efectuar cambios en el entorno físico.
Realidad: El uso compartido de escritorios como estrategia de ocupación se puede implementar sin modificar el diseño, básicamente así es como se ha aplicado la "hotelería". Un ocupante puede tomar un banco existente de estaciones de trabajo y / u oficinas y nombrarlos espacios de "hotel", pero eso no producirá los mejores resultados. Para pasar de la "hotelería" al verdadero "trabajo basado en actividades", hay que reconsiderar las asignaciones de espacio.
En un ecosistema de trabajo bien equilibrado es como funciona mejor ABW, con una mezcla saludable de espacios abiertos y cerrados, un lugar para la colaboración y espacios para la comunidad. Si el entorno de oficina es deficiente en cualquiera de estas categorías, habrá una mayor competencia por espacios deseables y una menor asistencia a la oficina.
Mito 2.- Elegir ABW significa que la oficina debe cambiar por una a "plan abierto", lo que hará que se pierda todo el espacio privado.
Realidad: El objetivo de ABW es proporcionar variedad y opciones a los empleados para que puedan practicar tanto la movilidad externa (movimiento entre sitios remotos y la oficina), como la movilidad interna (movimiento entre diferentes tipos de espacio dentro de la oficina). Por lo tanto, mudarse a una oficina completamente de "plan abierto" sería contraproducente.
Sin embargo, no existe una forma exacta para determinar cuánto espacio abierto versus cerrado necesitará: las proporciones variarán de una industria a otra y de un cliente a otro. Por ejemplo, los bufetes de abogados pueden aplicar ABW con una proporción de oficinas del 80% y 20% de estaciones de trabajo para sentirse más cerradas, mientras que una empresa de tecnología puede necesitar 5% de oficinas y 95% de estaciones de trabajo para lograr una sensación abierta.
En todos los casos, lo recomendable es complementar los tipos tradicionales de espacio de oficina y estación de trabajo con áreas de enfoque alternativas (por ejemplo, cabinas telefónicas, salas de enfoque, áreas de biblioteca) y espacios de colaboración cerrados para controlar el ruido y agregar diversidad de espacio.
Mito 3.- Si las personas necesitan preguntar algo a un colaborador, no podrán encontrarlo.
Realidad: Evitar la ansiedad de localizar personas y lugares en un entorno de asientos no asignados es fácil a través de la implementación de zonas. Una zona es una colección de tipos de espacio asignados a un departamento o función en particular. Por ejemplo, la Zona A se le asigna al departamento de Finanzas, la Zona B es para el equipo de Ventas, y si tienen una pregunta saben a dónde ir para encontrar a alguien que los ayude.
Además, es práctico enviar un mensaje preguntando ¿dónde estás trabajando hoy? o coordinarse con el equipo antes de llegar a la oficina.
Mito 4.- No habrá suficientes asientos si todos los empleados asisten a la oficina el mismo día.
Realidad: Antes del COVID, la mayoría de las empresas nunca tuvieron un día de ocupación total. La ocupación del 70% fue típica, pero incluso las empresas con fuertes culturas de tiempo cara promediaron un 85% de ocupación.
Con el trabajo remoto cada vez más popular, CBRE espera que la ocupación máxima disminuya. Una estrategia ABW bien diseñada incluirá un margen de asientos para tener en cuenta el crecimiento, los picos estacionales (por ejemplo, pasantes y auditorías) y los flujos y reflujos de las operaciones diarias.
Sin embargo, ABW también requiere un reencuadre de lo que constituye un asiento. Aunque puede haber menos asientos tradicionales (es decir, oficinas y estaciones de trabajo) que personas para crear la proporción de escritorio compartido, también habrá asientos en áreas de enfoque alternativas, áreas de colaboración y servicios.
Mito 5.- Los empleados propagarán más gérmenes y aumentarán las bajas por enfermedad en la empresa.
Realidad: Contagiarse de gérmenes es una de las principales preocupaciones de los empleados que regresan a la oficina, por lo que es importante reconocer que ABW puede no ser apropiado como una estrategia a corto plazo dadas las extraordinarias circunstancias. Los ocupantes deben continuar revisando los datos de cada ubicación geográfica en su cartera y tomar decisiones basadas en factores locales como la tasa de transmisión, la tasa de vacunación y la disponibilidad de tratamiento.
Sin embargo, en estrategias a largo plazo, hay formas de mitigar la propagación de gérmenes en un entorno ABW y hacer sentir a los empleados que su salud y seguridad es una prioridad. En primer lugar, mejorar la ventilación y la calidad del aire es un factor principal para prevenir la propagación de enfermedades. En segundo lugar, los espacios con alta densidad de ocupación tienen mayores riesgos de inhalación de patógenos. Por lo que hay que reducir la densidad con vías de circulación generosas y espacio entre los asientos abiertos.
Finalmente, las intervenciones anteriores, combinadas con protocolos mejorados de limpieza y desinfección, tecnologías de oficina sin contacto y recordatorios de higiene personal, pueden reducir significativamente el riesgo de infección al compartir el escritorio.
