Comodidad, imagen, proyección, accesibilidad y funcionalidad son las virtudes de las oficinas flexibles o virtuales, cada vez más demandadas tanto por grandes corporativos como por micro y pequeñas empresas.

La globalización ha generado que los negocios creen nuevas opciones para su desarrollo. Hace 40 años, aproximadamente, surgió en Europa y Estados Unidos la idea de recurrir a un modelo de oficina en el que no se necesitara de mucho personal ni el pago de renta fija por un espacio. Fue así como surgieron los centros de negocio y las oficinas virtuales.

Aunque desde hace décadas hay en México casos aislados que se anticiparon al mercado, el verdadero auge de estas oficinas comenzó hace unos 10 años; y durante los últimos cinco se observa un incremento significativo en su demanda, atraída por las ventajas que ofrece a los usuarios, quienes aprovechan la flexibilidad y los servicios de estos lugares. Así opinan los participantes del sector entrevistados por Real Estate Market & Lifestyle.

Diana Reyes, Consultora de Estudios de Mercado de Softec, lo explica: “El fomento a la inversión en nuestro país, por parte del Gobierno Federal, ha generado la llegada de transnacionales y la creación de nuevas empresas, que han sido factores importantes en el boom que ha observado esta modalidad de oficinas”.

Para León Wladislawoski, Gerente General de Oficinas IBS, “Quienes están interesados en recurrir al uso de las oficinas virtuales es porque éstas brindan diversas ventajas como el uso de mensajería, domicilio fiscal y comercial, manejo de página de internet, recepción de llamadas en la que se contesta a nombre de la empresa, lo que ayuda al mejor funcionamiento de los contratantes del servicio. Es una manera fácil, económica y favorable de que una empresa pueda iniciar su vida”, destaca Wladislawoski.

“Los usuarios de este tipo de oficinas tienen la ventaja de elegir un domicilio fiscal o comercial entre las sedes de las diversas compañías especializadas en este sector. También pueden utilizar las instalaciones que estas empresas tienen en varias partes del país, e incluso algunas a nivel internacional”, remata el directivo de Oficinas IBS.

“Mucha gente que empieza con proyectos no desea poner la dirección de su casa por miedo, lo que puede generar desconfianza entre sus clientes, además de que no causa una buena imagen”, considera León Wladislawoski.

Mónica Catalina Cerda, Directora General de Regus México, destaca otra de las ventajas: “Además, los clientes tienen la opción de recurrir a los centros de negocio en donde pueden ocupar, por el tiempo que sea necesario, las instalaciones de salas de juntas y oficinas para recibir a sus clientes”.

Dice que, tanto las oficinas virtuales como los centros de negocio, han tenido más aceptación gracias al valor agregado que otorgan: “El valor costo-beneficio que proporciona una oficina virtual es muy bueno, pues algunos servicios cuestan desde 49 dólares y con ese dinero ya se tiene una imagen corporativa que ayuda a las empresas a conseguir más y mejores clientes.

“Es un producto muy flexible, porque la contratación del servicio puede ser desde tres meses hasta un tiempo indefinido, además de las ubicaciones que existen en varias partes del país”.

De esta manera, los usuarios de las oficinas virtuales y centros de negocio pueden trabajar desde su casa si así lo desean y pagar una cantidad determinada para que alguien más conteste el teléfono a nombre de la empresa, tome recados y se encargue de la mensajería, entre otros aspectos. “En la ciudad de México, las zonas donde hay centros de negocio son Reforma, Polanco, Insurgentes, Santa Fe, así como edificios cercanos al Aeropuerto Internacional”, indica la especialista de mercado de Softec.

En Guadalajara y Monterrey también se ofrece este servicio. Incluso en la Sultana del Norte se ubica el centro de negocios más grande de América Latina, que cuenta con más de 300 oficinas y es operado por la firma IOS Offices.

De acuerdo con la Directora General de Regus, Mónica Cerda, en la Ciudad de México existen 6 millones de metros cuadrados de espacio corporativo, de los cuales lo ideal sería utilizar el 1% para uso de centros de negocio. Sin embargo, la cifra no llega a esa participación.

“Se calcula que a nivel mundial existen más de 10 mil centros de oficinas, de los que el 50% se encuentra en Estados Unidos”, abunda Javier Garza Iza, Director General de IOS Offices. “Inglaterra es el país más avanzado y con mayor desarrollo en ese sentido, ya que tiene más de 300 centros sólo en Londres. Nueva York ocupa el segundo lugar al tener más de 150 centros de negocio”, resume el directivo.

Monterrey es la ciudad donde se ubica el centro de negocios más grande de América Latina, con más de 300 oficinas

"Es un producto muy flexible porque la contratación de este servicio puede ser desde tres meses hasta un tiempo indefinido, además de las ubicaciones que existen en varias partes del país", Mónica Catalina Cerda, Directora General de Regus México.

Diana Reyes, de Softec, agrega que el boom registrado en esta modalidad se debe a lo atractivo de los servicios y al costo, ya que para muchas de las empresas que apenas comienzan, los gastos pueden reducirse hasta un 75%.

La empresa Regus considera que, aún cuando las Pymes son las que en su mayoría recurren a las oficinas virtuales, las multinacionales también hacen uso de este tipo de sedes, pues pueden evaluar la posibilidad de instalarse en un lugar, expandirse a mercados extranjeros, experimentar y analizar el mercado antes de asumir el compromiso de adquirir un inmueble o rentarlo a plazos forzosos.

Para IOS Offices, su target principal son grandes empresas ya establecidas en nuestro país como Tyson de México, Sigma Alimentos, Alfa Corporativo, BNSF, Genomma Lab, Navistar, SAS y Monsanto, entre otras. La empresa busca relaciones de largo plazo con los socios, por lo que pueden albergar mensualmente de 10 a 40 negocios nuevos de distintos tipos y procedencia, como estadounidenses, brasileños, españoles y japoneses, principalmente.

Entre las empresas de Oficinas Virtuales presentes en el mercado de México destacan Regus, Oficinas IBS, IOS Offices, Corporativo Sach, Office Rent, City Office, Network Oficinas, Altavista Business Center y Korporativo.

Las oficinas virtuales ahorran un 75% de gastos

La piratería también en oficinas

El incremento en la demanda de oficinas flexibles o virtuales ha llevado a una proliferación de empresas que ofrecen este tipo de apoyo. “En el mercado hay muchas empresas piratas que ofrecen el servicio de mala calidad”, advierte León Wladislawoski.

Es por ello que las empresas establecidas legalmente se unieron para crear recientemente la Asociación Mexicana de Centros de Negocio y Oficinas Virtuales (AMCEN), la cual es encabezada por Wladislawoski. El objetivo de la asociación, que fue creada hace unos meses, es establecer mejores prácticas en la industria, así como lograr parámetros de funcionamiento uniformes para todos los participantes del sector.

Aún cuando no existen estudios detallados sobre el comportamiento del sector, el presidente de la AMCEN calcula que se hallan en el mercado mexicano al menos 80 compañías enfocadas a esta especialidad, de las que sólo unas 15 ofrecen sus servicios de manera seria y profesional.

Subraya que los costos por el uso de este tipo de servicios varían, ya que depende de las necesidades de cada cliente, el cual incluso, puede necesitar hasta chofer, mensajero o papelería. Un servicio básico es ofrecido por una empresa “patito” en unos 600 pesos, mientras que una compañía seria es de unos 1,200 pesos al mes.

Recomienda a los clientes analizar bien a la empresa que se desea contratar con el fin de tener la certeza de que sea una organización seria, con tiempo de operar en el mercado y competitiva.

Clientes satisfechos

Fue hace diez años cuando la empresa Basefirma, especialista en el tema de precios de transferencia llegó a México. El comienzo de operaciones requirió de buscar una forma de trabajar en el Distrito Federal. Sin embargo, dos años después de su llegada, la empresa comienza a hacer uso de oficinas virtuales que hasta la fecha siguen utilizando, explica Juan Carlos Becerril, gerente líder de la compañía. 

“Nosotros tratamos de que todo sea muy simple, funcional y versátil, por lo que hacemos uso de las oficinas virtuales en diferentes partes del mundo, como en el Distrito Federal, Madrid, Buenos Aires, Caracas y Santiago. Es una carta de presentación muy buena para nuestros clientes”, destaca Becerril.

En lo que respecta a la ciudad de México, el directivo de Basefirma añade que las oficinas virtuales y centros de negocio han facilitado la operación de la compañía. “El tema de movilización en esta ciudad es muy difícil y nos ayuda a ahorrar esos tiempos de llegar a una oficina todos los días, de tener que lidiar con el tránsito y desgastarse en el manejo de un automóvil”.

Añade que para la empresa ha resultado de gran ventaja las oficinas virtuales, ya que también hacen uso de los centros de negocio para realizar juntas entre los ocho empleados que tiene la empresa en México, o para recibir posibles clientes.

Seguirá el auge

Para los directivos entrevistados el comportamiento del sector seguirá en crecimiento, por lo que incluso tienen planes de expansión para el 2013 con la apertura de nuevos centros de negocio.

“Este mercado está en crecimiento, la gente comienza a tener un mayor entendimiento del concepto, por lo que seguirá vigoroso”, prevé el presidente de la AMCEN.

Entre los planes de Regus, se encuentra la apertura de nuevos centros de negocios en Polanco e Interlomas en el primer trimestre del año, además de abrir oficinas en mercados secundarios como León, San Luis Potosí y Querétaro. Con ello, se prevé que seguirá con el comportamiento de crecimiento registrado durante los últimos cinco años, lapso en el que observó un crecimiento de 30% en la demanda de servicios.

En lo que respecta a Oficinas IBS prevén la apertura de dos centros de negocios más para 2013.

Por su parte, IOS Offices destaca que la aceptación de este modelo de negocios a generado un aumento en sus plazas en la ciudad de México, Tijuana, Guadalajara y Cancún.

Texto Valeria Reyes

Foto: SCNHMEXICOCORP