A partir del 2020, frente al riesgo de contagio por el nuevo Coronavirus, los socios o dueños de muchas empresas, han optado por reunirse en forma no presencial, aun cuando el uso de medios electrónicos como alternativa de reunión virtual ya existía desde tiempo atrás. Sin embargo, esta tendencia se aceleró e incrementó a raíz del nacimiento y expansión de esta pandemia.
Dichos acuerdos adoptados de manera no presencial, en muchas ocasiones, requieren además de cumplir con ciertos requisitos de ley. Así, por ejemplo, si los asociados o socios de una persona moral acuerdan designar a su Director o Administrador para que este último firme contratos y represente a esa persona jurídica frente a terceros, ese acuerdo debe transcribirse o incorporarse en el libro o protocolo de un Notario Público para su formalización (lo que llamamos protocolización) y debe inscribirse en el Registro Público correspondiente.
Ante la presencia e incremento de reuniones virtuales, la legislación también debe irse adecuando a esa realidad para regular ese tipo de acontecimientos de manera segura y certera. Algunas legislaciones ya han hecho esos cambios, pero otras no.
La pregunta entonces que muchas personas se hacen es: ¿Qué requisitos se deben cumplir al tomar decisiones a través de acuerdos por medios electrónicos para que tengan validez legal?
En México, desde principios del siglo XXI, se han ido modificando diversas leyes para ir reconociendo la posibilidad de tomar acuerdos por medios electrónicos. Pero no fue sino hasta el 4 de agosto del 2021, que el legislador de la Ciudad de México reguló expresamente la posibilidad de que los asociados o socios de ciertas personas morales civiles, esto es de las llamadas “Asociaciones Civiles” y de las “Sociedades Civiles”, celebren asambleas y tomen acuerdos en las mismas por medios electrónicos.
Para la validez de dichos acuerdos, deben cumplirse los cinco requisitos que a continuación se detallan:
1) Que los encargados de convocar a los asociados o socios de dichas personas morales, en las propias convocatorias señalen el medio electrónico por el cual se celebrará la reunión, esto es, tienen que precisar si se utilizará, por ejemplo, el sistema electrónico zoom o go-to-meeting o cualquier otra tecnología, siempre y cuando la misma permita que la comunicación sea en tiempo real y a través de videoconferencia.
2) Las convocatorias deben indicar expresamente la dirección electrónica o número de la reunión y, en su caso, la contraseña para poder acceder a esa reunión virtual
3) La reunión debe grabarse y conservarse por el órgano de administración de la Asociación o Sociedad
4) Los acuerdos podrán asentarse por escrito en un documento que se denomina “acta de asamblea” que deberá ser firmado por quienes hayan actuado como Presidente y Secretario de la asamblea o sin necesidad de asentarse por escrito, podrán firmarse de manera electrónica igualmente por quienes hayan actuado como Presidente y Secretario de esa asamblea.
5) Una copia de dicha grabación se agregará al acta impresa o electrónica.
Además de las asociaciones y sociedades civiles antes mencionadas, existen otros tipos de personas morales, entre ellas, aquellas que se dedican a realizar actividades mercantiles o lucrativas, tales como las 'Sociedades Anónimas' y las 'Sociedades de Responsabilidad Limitada', por mencionar las más conocidas. Y ese tipo de empresas tienen las mismas necesidades de reunir a sus socios o accionistas de manera no presencial a efecto de tomar sus acuerdos.
Para ese tipo de empresas, la legislación que las regula, que se denomina 'Ley General de Sociedades Mercantiles', fue publicada en 1934, época en la que no se pensaba ni remotamente en la posibilidad de reunirse de manera virtual; y aún cuando dicha Ley ha tenido diversas reformas, desde 1943 siendo la primera de ellas y hasta el 2018 siendo la última de ellas, dichas reformas no se han enfocado en regular expresamente la posibilidad de celebrar asambleas virtuales y por ello en la práctica existe diversidad de criterios y opiniones en el sentido de determinar, ante dicha omisión legal, hasta qué punto una asamblea de socios o accionistas de una empresa mercantil puede reunirse de manera telemática y adoptar acuerdos con validez legal.
Los Notarios Públicos, con la intención de asesorar imparcialmente a los empresarios en el desarrollo de sus actividades, debemos analizar esos supuestos y dar alternativas viables que cumplan con las necesidades de dichas empresas y que, al mismo tiempo, sean conformes con la legislación actual y con los principios generales de derecho, para que dichas empresas puedan adoptar acuerdos virtuales, aún en casos en que la ley sea omisa al respecto. En un próximo artículo me referiré a esas alternativas en sociedades mercantiles.
* Notario 108 de la Ciudad de México
