El primer paso importante es saber qué tipo de sociedad es la que mejor se ajusta a la actividad que se pretende realizar y, una vez constituida, es fundamental conocer qué obligaciones corporativas tiene la sociedad para no incurrir en responsabilidad.
Para efectos prácticos, en este artículo se tratarán los libros corporativos de la Sociedad Anónima (S.A.) y de la Sociedad de Responsabilidad Limitada (S. DE R.L.) que son las más comunes en el ejercicio del comercio y los cuales se rigen por las disposiciones contenidas principalmente en el Código de Comercio (CCOM) y la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) que es aplicable en todas las Entidades Federativas de la República Mexicana.
¿Qué libros debe llevar la sociedad?
- Libro de registro de acciones o de socios.
Al constituir la sociedad se sabe quiénes son los socios o accionistas porque aparecen en el acto constitutivo. No obstante, estas personas pueden cambiar y, para llevar el control, la LGSM dispone que se debe llevar un libro para tales efectos.
Para la S.A. los artículos 128 y 129 de la LGSM establecen que la sociedad llevará un registro de acciones que contendrá el nombre, nacionalidad y domicilio del accionista, especificando el tipo de acción y demás particularidades. Si existe una transmisión de las acciones se debe inscribir en el libro que al efecto lleve la Sociedad para que esta lo considere como dueño.
Para la S. DE R.L. el artículo 73 de la LGSM dispone que la sociedad llevará un libro especial de socios, en el que se indicará el nombre, domicilio y aportación de cada uno de los socios. Si existe una transmisión de la parte social se debe anotar en ese libro para que surta efectos.
Es importante destacar que, adicionalmente, existe la obligación de publicar un aviso en el sistema electrónico de la Secretaría de Economía y de dar un aviso al Sistema de Administración Tributaria (SAT) por la transmisión de partes sociales o acciones. Lo anterior, sin perjuicio del régimen fiscal o legal al que estén sujetas dichas transmisiones.
- Libro de actas de asamblea de accionistas o juntas de socios.
La S.A. y la S. DE R.L. por no tener una existencia material (a diferencia de las personas físicas que son seres humanos), deben actuar por medio de otras personas y las decisiones se toman por el Órgano Supremo que lo constituyen los respectivos accionistas o socios, para la S.A. es la Asamblea de Accionistas y para la S. DE R.L. la Junta de Socios.
Independientemente de las reglas de las Asambleas o Juntas (convocatoria, tipo de asamblea o junta, quórum de instalación o votación, etc.), el acta es el documento en el que se toma nota de las resoluciones que acordaron los socios o accionistas en desarrollo del Orden del Día para el cual fueron convocados y el contenido de la misma está regulado en el artículo 41 del CCOM.
Para el caso de la S.A. el artículo 194 de la LGSM dispone que, salvo pacto en estatutos, las actas deben ser firmadas por el Presidente y Secretario de la Asamblea. Las actas de asamblea que no pudieran asentarse en el libro por cualquier circunstancia deben protocolizarse ante fedatario público.
Para la S. DE R.L. habrá que atender a lo dispuesto en los estatutos sociales.
- Libro de actas de sesión de consejo.
La S.A. es administrada por una o varias personas y, cuando sean dos o más, constituyen el Consejo de Administración. Para el caso de la S. DE R.L. cuando la representación recae en dos o más personas se llama Consejo de Gerentes. Estos órganos por ser conformados por dos o más personas, celebran sesiones para tomar resoluciones y que, al igual que para las asambleas de accionistas o juntas de socios, existen reglas para su celebración.
De las sesiones, se levanta un acta que deberá cumplir los requisitos previstos en los estatutos sociales respectivos y además contener lo dispuesto en el artículo 41 del CCOM (fecha, nombre de los asistentes y relación de los acuerdos aprobados). Las sociedades también deberán llevar un libro que contenga estas actas de las Sesiones de Consejo.
¿Cómo se integran esos libros?
Para el formato impreso, porque los libros deben estar encuadernados, empastados y foliados, el Código permite que se asienten las actas en un libro que ya cumpla esos requisitos o bien, que las actas se encuadernen después, dentro de los 3 meses siguientes al cierre del ejercicio. Esto es, se tendrá un libro por cada ejercicio cuando la encuadernación sea posterior.
Para los libros llevados por medios electrónicos se deben seguir las reglas de digitalización y conservación de mensajes de datos contenidas en Normas Oficiales Mexicanas, así como las reglas contenidas en el Título II del mismo Código.
Documentos y contabilidad
Adicionalmente a los libros corporativos antes referidos, es obligación general de las sociedades mercantiles llevar y conservar un sistema de contabilidad adecuado que es complementario a la documentación que la legislación fiscal ordena conservar, tales como información financiera, balances generales, estados de cuenta, libros de registros de variación de capital, contratos y cualquier clase de documentos que sirvan como sustento para cumplir requisitos que establecen diversas normas.
Es fundamental contar con una debida asesoría legal para llevar los libros corporativos de una manera correcta y evitar así incurrir en algún tipo de responsabilidad por su incumplimiento ya sea frente a la sociedad, frente a los socios o accionistas, frente algún tercero o frente a alguna autoridad que solicite algún informe.
* Notaria 44 de la Ciudad de México