¿Qué son las tendencias y por qué son tan importantes?
Ha habido cambios económicos, tecnológicos y sociales globales que han modificado nuestra forma de pensar, de ser y de comunicarnos. La caída de la cortina de hierro, el fantasma del terrorismo, la crisis financiera internacional y los avances tecnológicos han alterado la sociedad. La vorágine de la intercomunicación vuela sobre fronteras y culturas para generar formas de actuar similares, consistentes y simultáneas, estas son las tendencias.
Hemos visto cómo marcas, organizaciones y sistemas de gobiernos se han derrumbado por no visualizar lo que viene y adaptarse a los cambios. También hemos visto cómo han surgido otras que han tenido la flexibilidad y el talento de visualizar los anhelos culturales.
Innumerables factores alteran la ecuación: desplazamientos complicados en las grandes urbes, la conciencia ambiental, nuevas tecnologías, equipos y teléfonos móviles, redes sociales, horarios más flexibles, cambios generacionales, códigos de vestir casuales, espacios de trabajo más reducidos, el valor de tu bienestar personal, los ajustes demográficos, etc. Estos y otros cambios en la sociedad están orientando las decisiones de las organizaciones y modelando nuestra “oficina”.
Oficinas de Lego en Dinamarca son un reflejo del contenido lúdico que representa a la empresa.
1. Conciencia ecológica
La sustentabilidad es la nueva ética organizacional
El respeto del entorno, el uso racional de los recursos y el manejo de desperdicios. La salud de las personas es la parte central de esta tendencia, acabados y mobiliario libres de plomo, emisiones VOC, formaldehidos y otras partículas dañinas.
Las materias primas tienen contenido posindustrial y son reciclables o reutilizables, “cradle to cradle” la cultura de prolongar la vida útil de los productos y el ecodiseño son temas obligatorios. Hemos visto en los últimos años en todo el mundo la creciente importancia que le dan las empresas al espacio sustentable, ha pasado de ser un “nice to be” a un imperativo. Las empresas recurren a certificaciones tan prestigiadas y estrictas, como LEED, Leadership in Environmental and Energy Design del USGBC como su estándar, y lo más importante es que las empresas han constatado sus beneficios directos en la calidad de vida y ahorro
2. Cromática, la nostalgia de la naturaleza
El color es el reflejo inconsciente de los anhelos sociales
Los colores de la naturaleza son la tendencia mostrada en la feria de Milán 2013 para su incorporación en tonos vibrantes.
Los recursos naturales dejaron de ser inagotables, hay cambios climáticos erráticos como los que afectaron recientemente a Japón y a Nueva York, el calentamiento global y la extinción de especies, el agua, el elemento más abundante se vuelve cada vez más valioso.
Volteamos con nostalgia a los colores que evocan la naturaleza, azules naturales como el del mar y los lagos, verde olivo claro de los bosques, vemos en el salón del mobiliario de la Feria de Milán, como los tonos naturales de la madera y la madera natural (con certificación FSC) es el privilegio. Por otra parte europea reacciona a la depresión con una subida de tono cromático, incorporando colores vibrantes. La iluminación exterior de múltiples colores gracias a los leds RGB pinta rascacielos y monumentos, impregnando las urbes de energía.
3. Branding
El espacio como definición de identidad corporativa
El flamante corporativo de Mac refleja el éxito y el poder de una empresa que es punta de diseño, el de Google, destierra la estructura jerárquica, sus oficinas son espacios lúdicos que fomentan la interacción y acogen la comunicación como el elemento de cohesión más importante.
Imprimir en el espacio mismo tu identidad no es un tema novedoso, pero en esta época es evidente.
La identidad corporativa de la organización y el orgullo de pertenencia se definen poderosamente: “así me veo porque así soy”.
4. Iniciativas de cultura corporativa
Las organizaciones se democratizan y se comunican
Comunicación, creación y colaboración son los elementos clave para poder sobrevivir, acelerar procesos, lanzar nuevos productos y reaccionar oportunamente. Las organizaciones más exitosas se visualizan a sí mismas como incubadoras y generadoras de conocimiento. La colaboración es un sistema complejo de interacciones, comunicación y creación, que concurren en el espacio, el cual debe ser motivante.
Un salario y beneficios decentes ya no son suficientes para atraer o mantener a los empleados valiosos. Por eso, las compañías están invirtiendo en iniciativas que hablan de las pasiones y las prácticas de los trabajadores de todas las edades. Comcast, por ejemplo, participa en campañas de recaudación de fondos de caridad de Facebook y patrocina un día anual de servicio a la comunidad en donde decenas de miles de trabajadores y sus familias hacen jardines de plantas.
Las empresas reconocen el alto costo personal de los viajes corporativos y compensan con beneficios este tiempo personal-familiar perdido.
5. Mentoring y mentoring inverso
Compartir el conocimiento y la experiencia
La desaparición de conocimiento resultante del retiro de los Baby Boomers ha obligado a las organizaciones abiertas al aprendizaje a designar mentores para que guíen a personal de talento en su propio aprendizaje.
Debido al creciente impacto del internet y la falta de habilidades tecnológicas en los directivos, las compañías usan programas de mentoring inverso para capacitar a sus líderes y empleados acerca de nuevas tecnologías. Utilizan tutores jóvenes para impartir o transmitir habilidades a sus contrapartes más experimentadas y determinan que los altos ejecutivos se relacionen con clientes de grupos generacionales diferentes, así como a ganar conocimiento de negocios de última generación.
Es claro que cada vez tenemos más exigencias de conocimientos en todos los niveles de la organización: la innovación.
6. Código de vestir business casual
El traje formal es una especie en extinción
La corbata parece ser una prenda de vestir inútil y ridícula; las reglas de vestir son abiertas y se vuelve difícil acotar parámetros, el “business casual” con buen gusto y calidad es lo de hoy. Esto ha provocado una revolución en la moda tanto de hombres como de mujeres de negocios, no quieren verse ni sentirse anticuados y tienen el reto, nada fácil, de verse bien con ropa casual, business-casual-chic.
Hoy en día, en “Occidente” la corbata se sustituye por un pañuelo en el saco y un cinturón de calidad; las mujeres con una bolsa de diseño y una mascada, salvo en momentos muy formales o importantes.
Tan solo los sectores más tradicionales en el mundo corporativo como financieros, burócratas, abogados, etc. siguen el código formal, porque a fin de cuentas es un uniforme que les da identidad.
7. Open Space y “Casual Collisioning”
Abrir los espacios y crear puntos para fomentar la comunicación
Tras la recesión en Estados Unidos el área por persona se ha reducido, la estación típica de 8 x 10 (pies) ahora es 6 x 6 (1.8 x 1.8 m). En México se ha reducido de 15 a 8 metros cuadrados o menos, el costo de los inmuebles se ha disparado en urbes como Shenzen y Sao Paulo, las organizaciones en todo el mundo consolidan y compactan sus inmuebles para volverse más eficientes.
El costo promedio de interiores corporativos en la Ciudad de México ronda los $1,000 USD/ m2 y se estima una inversión para los próximos cinco años de $350 mdd anuales, generando un total de 350,000 m2.
Las divisiones de tablaroca son parte del pasado. Se dedican pisos enteros a estaciones de trabajo compartidas, el espacio abierto es en promedio 95%.
A cambio de reducir espacios dedican más metros cuadrados a zonas comunes y puntos de encuentro, casual collisioning, que fomentan la colaboración. Las barras de café ya no son el oscuro rincón sino lugares de encuentro casual; acompañados de una taza de café, se pueden lograr acuerdos, compartir objetivos y encontrar soluciones más rápido.
8. Espacios flexibles
El cambio es la única constante
Las organizaciones son dinámicas y su configuración se debe adaptar, las salas de junta de “la esquina” se ubican alrededor de los núcleos de elevadores, los pocos privados son abiertos y transparentes, y las estaciones operativas se ubican en el perímetro exterior para que la gran mayoría disfrute el contacto con el exterior y la luz natural.
Proliferan pizarrones y guardas móviles y puntos de encuentro. Esto permite adaptarse a más fácil reconfiguraciones, expansión o reducción, trabajo individual o en equipo, actualizar tecnologías de computación
y comunicación.
9. Mobiliario abierto y ligero
Fomentar el contacto visual y la colaboración
En las oficinas de LEGO diseñadas por Rosan Bosch llega a ser parte del mundo de la fantasía de los niños.
El mobiliario ha cambiado radicalmente su forma, para fomentar el contacto visual personal, la colaboración y el trabajo en equipo, las mamparas han reducido su altura o tienen remates de cristal, abundan soluciones de “bench” desking ligeros y transparentes, sillas ergonómicas de malla, pizarrones para desplegar información y mesas de junta y puntos de encuentro casual, “casual collisioning” para improvisar reuniones en un ambiente relajado. Sillones confortables con paleta y taburetes.
En Europa se le ha dado importancia a la reconfiguración personal para personalizar el espacio, en Estados Unidos, la cultura de los estándares, a modelar y reducir las estaciones privadas para generar puntos de encuentro, siempre acompañados de la tecnología, en nuestro país estamos entre ambos mundos.
10. La calidad del espacio de trabajo
El tema central es el bienestar de las personas
La calidad de vida el “well-being” es el eje central de los espacios que hacemos, ya que las personas son el recurso más valioso de una organización.
Recuerdo al Dr. Gaos, quien en su calidad de sabio transterrado decía que aun sin fronteras ni muros se podía seguir transmitiendo el saber. Sin embargo, sabemos que el espacio ayuda a atraer y retener personas de talento que le impriman valor a la empresa.
Es fundamental un entorno saludable y motivador: calidad de aire para poder pensar; de luz y de vistas al exterior, con sillas ergonómicas para evitar estragos en la columna y evitar la fatiga, colores y espacios que inspiren.
En medio del entorno físico, psicológico y social, el tema focal es el bienestar de las personas, mejores espacios para trabajadores más felices.
11. Teletrabajo
El teletrabajo es una forma de desaparecer las distancias
Los mayores defensores del teletrabajo son baby-boomers. Kate Lister, investigadora teletrabajo en la Red de Investigación de San Diego, dice: “La mayoría de los boomers están cerca o en el peldaño más alto de la escalera corporativa. Los aumentos, promociones y reconocimientos que una vez que los motivaron han sido reemplazados con pensamientos de jubilación, padres de edad avanzada, la mortalidad y sobre todo: ¿Qué es lo que realmente quiero en la vida? La investigación AARP muestra que el setenta por ciento quiere seguir trabajando, pero quieren hacerlo en sus propios términos”.
Por otra parte, para organizaciones globales permite la comunicación virtual ente puntos remotos sin necesidad de desplazarse pero rescatando el lenguaje visual. Un amigo embajador me comentaba en tono de humor: ¡las comunicaciones nos están dejando sin chamba!
12. Herramientas de colaboración en línea y medios para compartir información
Puntos de encuentro donde las personas se conectan simultáneamente
Desplegar y compartir imágenes, videos tablas de Excel y presentaciones en monitores LED, en pizarrones, en la intranet, en bancos de información compartidos y entre el equipo es la esencia de la confianza y la colaboración.
Más compañías están utilizando el software basado en la web, para comunicarse con los teletrabajadores y trabajadores móviles. Algunas empresas utilizan programas como Yammer, Chatter y Jive para crear redes privadas de estilo de Facebook, que los gerentes y los empleados pueden utilizar para el intercambio de mensajes
o documentos.
13. Comunicación instantánea
El poder de penetración de las redes sociales
Se considera cada vez más el correo electrónico una forma de comunicación ineficiente que se mueve a un ritmo muy lento en comparación con los mensajes de texto, redes sociales y otras alternativas. “El correo electrónico va directo al igual que le fax, al olvido,” dice Robin Richards, CEO y presidente de CompuWork, un servicio de trabajo basado en Twitter. Estoy viendo como cada vez más gobernantes están comunicándose a través de redes sociales y mensajes de texto.
Utilizar múltiples dispositivos electrónicos portátiles para trabajar son una maravilla, inclusive la posibilidad de utilizar el tipo con el que te sientas a gusto, “bring your own device” o BYOD. Recordemos el problema de seguridad cuando Obama al tomar la presidencia decidió seguir usando su BlackBerry. La preocupación es mantener segura la información y que no esté volando en Facebook.
14. Software basado en la Web
¡Todo está en la nube!
Se está usando software y bancos de información que habitan en la “nube”, incluyendo herramientas de colaboración y otros tipo de software basados en la web en las operaciones del día a día. Portales de empleados para checar sus inversiones, reclutamiento, aplicaciones que permiten oportunidades de trabajo, compartir con tus amigos en Facebook, Linkedin o Twitter. Otros programas permiten publicar posiciones de trabajo en las redes sociales.
Los teléfonos celulares tienen múltiples funciones, cámara, álbum fotográfico, guardar tu música, internet, correos, redes, mensajes, GPS, juegos, miles de apps e incluso ¡sirven para hablar!
Los iPods, iPads, iPhones, cambiaron el paradigma de la movilidad y vemos el surgimiento de laptops transformers o de pantalla desprendibles. Acaban de anunciar las laptops de cuatro núcleos y el aterrizaje forzoso de blue, el Windows 8 táctil, que permita la consolidación de todo esto.
15. Trabajo en la “oficina” vs. trabajo en casa
La conectividad permanente distrae el contacto humano y el enfoque
Las redes sociales son algo nuevo, mientras que la necesidad de contacto visual y privacidad son temas viejos.
Con internet se disparó el índice de productividad, no así con los smartphones. Robert J.Gordon de la Universidad de Northwestern: “el iPhone no ha hecho nada por mejorar la productividad”.
El hecho es que estamos conectados permanentemente a la red y al teléfono y hemos perdido el contacto humano y la concentración que brinda la privacía, el tiempo de calidad. Esto implica dividir el tiempo entre el “nosotros” y el “yo”. En “la oficina”, en espacios de co-working o “en casa”. Por ejemplo: en este momento estoy escribiendo este artículo desde casa porque solo aquí encuentro la concentración necesaria para hacerlo.
16. Co-working
Espacios donde independientes laboran juntos
Proliferación de ideas en espacios compartidos.
Era de esperarse que esta iba a ser la era de enterpreneurs solitarios, sin embargo, el aislamiento y la necesidad de acotar las horas laborales han dado con esta nueva fórmula.
Se parecen más a un club social con distintos ambientes, salas informales, salas de juntas, de proyección y grabación. En un tono menor la proliferación de cafés internet es una solución similar, en donde pueden tener una mesa durante unas horas, a menudo con un costo mínimo, además de salas de conferencias, conexión a Internet y otros servicios de oficina. A nivel mundial, los “coworking spaces” se multiplican en Los Ángeles, Nueva York, Londres, Berlín y Holanda, etc. OpenDesks espera contar con 1,500 ubicaciones en 750 ciudades y 100 países a finales de enero 2014. Una de las ventajas de la participación: La persona que se sienta al lado podría llegar a ser una caja de resonancia para ideas de productos, o mejor aún, un socio de negocios, proveedores o inversores.
17. Outsourcing
Es la era del outsourcing
Cada vez más personas trabajan como contratistas independientes, y no porque no pueden encontrar puestos corporativos permanentes a tiempo completo, sino porque quieren. OpenDesks, un servicio de arranque que coincide con instalaciones de cotrabajo con las empresas y los individuos, tiene solo un puñado de empleados a tiempo completo, en Montreal, Nueva York y Sydney, Australia. “We tried to recruit one of our part-time team members to a full-time equity position. She wants to be part of the team but remain independent”, dice el CEO de OpenDesks Chris Di Fonzo. “La organización ha cambiado fundamentalmente. No estoy seguro de lo que esto significa para la gestión y la contratación a largo plazo, pero estoy convencido 100% de que esto es un cambio permanente.”
18. Hoteling
La forma más racional de ahorrar espacio y recursos
Si medimos la ocupación promedio de cualquier oficina la conclusión será, salvo en call-centers, un máximo de 40%, en un turno laboral.
Primero en Europa al final del milenio y más tarde en Estados Unidos (a partir de la recesión de 2009) surgió la creación de oficinas sin lugar fijo, en las que llegamos a trabajar, tomamos nuestro archivo móvil en el que se depositó nuestra correspondencia y nos conectamos en el lugar que haya disponible, hay una atractiva recepcionista, impresoras, copiadoras, salas de junta y lo más importante, café. Es la racionalización perfecta, sin embargo, en México no ha funcionado. Hace diez años participé en el diseño de una serie de guardas móviles para este modelo, las guardas se vendieron con éxito para oficinas privadas, como elementos útiles y decorativos, pero no recuerdo ningún hoteling exitoso.
Las razones son varias: la carencia de un software dedicado, tecnología inalámbrica y flexibilidad de conexión, pero la principal era la pérdida del sentido de pertenencia, se pierden el arraigo y el sentido de tribu.
19. La integración generacional, de género y multicultural
Para las nuevas generaciones, la tecnología es parte de su vida
No conciben la existencia sin smartphones, música constante y redes sociales.
Son una fuente inagotable de conocimiento de cómo entender los nuevos mercados y consumidores, la forma de interactuar, aprender, obtener toneladas de información, música gratuita y los mejores blogs y nuevas formas de comunicarse, siempre tecnológica, visual, auditiva y táctil.
El espacio de trabajo debe ser un lugar divertido, relajado y cool.
Las organizaciones más exitosas han logrado romper la barrera generacional fomentando la convivencia y permeando conocimiento y experiencias cruzadas.
20. Cambios demográficos y generacionales
La gran interrogante
Las distancias y el comercio internacional nos permiten colaborar y comunicarnos en un entorno multicultural y multirracial abierto. Distintos idiomas, culturas, costumbres, géneros, diversidad sexual y distintos colores de piel en convivencia con respeto son a fin de cuentas una fuente de riqueza social.
Las migraciones son una red de vasos comunicantes, hay etapas en la historia que se ha dado con más intensidad que en otras, en oleadas como en la etapa de conquista y colonización, al huir de las guerras y la intolerancia. Es el espíritu indomable del hombre luchando por su libertad y buscando la oportunidad de tener trabajo. Es una constante en la historia.
Me alarma como los jóvenes de todo el orbe, entre 24 y 35 años, tal vez la edad más productiva, están desempleados o subempleados, su educación y vitalidad las estamos desperdiciando. ¿Qué le espera a esta generación en el abandono y cuáles son sus implicaciones en el futuro? Es algo que no sabemos, pero tendrá consecuencias.
La oficina actual se adapta a la necesidades del trabajo, crea espacios y procesos productivos respetuosos con el medio ambiente.
Conclusión
Todas las tendencias están relacionadas con el espacio porque suceden en él. Así que antes de hacer una inversión inmobiliaria, rentar un espacio, construir un edificio, diseñar una oficina, organizar y dirigir una empresa, invertir o colaborar en una organización yo consideraría seriamente estas tendencias.
La subsistencia y la evolución de todas las comunidades, marcas, empresas, organizaciones, depende de su capacidad para entender el cambio y adaptarse, ¿qué es la inteligencia si no la adaptabilidad?
Texto Pablo Caso
Foto: IMAGESHACK,FAYERWAYER, PLATAFORMA DE ARQUITECTOS, WDP, COMUCIC, CPOMMUNITY MANAGEDR, TEAM VIEWER, PLATAFORMA AND FOSTER, EBC